Regler för representation

När det gäller representation, t.ex. när vi bjuder ut gäster på restaurang, har universitetet vissa regler vi måste förhålla oss till.

Anmälningsformulär för representation

Den som är ansvarig för representation vid något tillfälle måste:

Fyll i formuläret och skicka sedan detta med e-post till prefekten. Formuläret fylls i med följande information:
- deltagarlista där  deltagares namn, funktion och företag/organisation anges. Antalet interna deltagare bör inte vara fler än antalet externa. Om antalet deltagare från universitetet överstiger antalet externa deltagare ska en särskild motivering bifogas till deltagarförteckningen. Ex. att ge doktorander och postdocs tillfälle till informell samvaro med inbjuden föreläsare/opponent/osv…
- syfte med sammankomsten där det framgår vilken verksamhetsanknytning sammankomsten har (att som syfte ange "äta lunch/middag" betraktas inte som tillräcklig verksamhetsanknytning av skatteverket)
- agenda/schema/dagordning/program för sammankomsten (ska bifogas i mailet).

Faktura eller eget utlägg
Be restaurangen fakturera Uppsala universitet- Fakturaadress.

Om faktura inte är möjligt kan du göra ett eget utlägg, registrera utlägget i Primula- övriga utlägg och skicka in original kvitto till lönenheten.

Kostförmån
När du blir bjuden på måltid av din arbetsgivare är det enligt inkomstskattelagen i regel en skattepliktig förmån oavsett om det är Uppsala Universitet eller någon annan som betalar, så länge måltiden har sin grund i anställningen. Det betyder att man betalar skatt på ett schablonbelopp. Det schablonmässiga förmånsvärdet är tänkt att motsvara den inbesparing man får i sina privata kostnader. Information om vid vilka tillfällen kostförmån ska rapporteras för förmånsbeskattning finns i  handbok för sammankomster.  Kostförmån registreras i Primula webb, se manual.

Sammanfattning av gällande regler
För extern representation (till exempel middag med opponent eller andra gäster) tillåts representation för upp till 1000 SEK per person (inklusive moms). För intern representation (när alla involverade är affilierade med Uppsala universitet) är den maximala tillåtna kostnaden 700 SEK per person (inklusive moms). Betalda arbetsluncher bör undvikas, och om de förekommer ska de rapporteras in för förmånsbeskattning. Personen som organiserar representationen är ansvarig för att rapportera deltagande personer för förmånsbeskattning. Läs reglerna i sin helhet.

Om du har frågor, kontakta din avdelningsekonom.